Muchos opositores al Cuerpo General Administrativo del Estado nos preguntan por las funciones exactas de un administrativo del Estado: ¿qué hace un Administrativo del Estado? ¿cuáles son las funciones de un Administrativo del Estado?
Debe tenerse en cuenta que muchos opositores no han trabajado nunca en la Administración, por lo que la pregunta no solo es pertinente sino también lógica. ¿Qué me voy a encontrar, una vez que apruebe la oposición? ¿Qué esperarán de mí en el Ministerio, Delegación u Organismo en el que termine destinado?
Pues bien, en el post de hoy tratamos de dar respuesta a esta tan habitual pregunta.
Con carácter previo y general, descartemos ciertos mitos y lugares comunes. Si alguien piensa que un Administrativo del Estado se dedica a “poner sellos”, es que no ha pisado nunca una Administración Pública. En serio. Los Administrativos del Estado son el andamiaje invisible que sostiene los Ministerios, Delegaciones del Gobierno, organismos autónomos y cualquier unidad donde el Estado se despliega y actúa.
Su trabajo no se ve en la prensa, pero si desapareciese, la Administración del Estado se paralizaría en días. El Estado, pura y simplemente, colapsaría.
Un Administrativo del Estado realiza muchas funciones, susceptibles de distintos criterios de clasificación, pero fundamentalmente, y nos tomamos la licencia para simplificar, hace tres tareas esenciales: tramita, gestiona y garantiza que la maquinaria administrativa funcione. Y esto, en la práctica, significa mucho más de lo que parece.
Evidentemente, los criterios de ordenación de funciones son siempre arbitrarios o al menos dispuestos a efectos didácticos y con un propósito puramente educativo (ese es el nuestro). Cualquier otra ordenación de funciones y tareas sería igualmente válida.
Además, deben tenerse en cuenta las peculiaridades por razón del nivel (el grado personal) alcanzado, y sobre todo por razón del destino y con él, de la materia gestionada: no realiza el mismo contenido material un funcionario destinado en el Ministerio de Defensa que en el Servicio Estatal de Empleo Público (SEPE), por citar un ejemplo a vuelapluma.
Sentado lo anterior, pasemos a considerar las que son funciones esenciales de un Administrativo del Estado.
1. Tramitación de expedientes administrativos
El núcleo del trabajo. Desde iniciar procedimientos hasta elaborar propuestas de resolución. Aquí entran: notificaciones, informes, certificados, requerimientos, subsanaciones y toda la liturgia procedimental de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
2. Gestión de registros y documentación
Entrada, salida y archivo de documentación. Gestión del Registro Electrónico General, digitalización, clasificación archivística y control de los flujos documentales. Sin esta función debidamente atendida, simple y llanamente no sería posible la entrada y salida de documentación de las administraciones españolas.
3. Atención al ciudadano (presencial, telefónica y electrónica)
Prestar atención y resolver consultas a quienes lo demanden, por cualquier canal de comunicación. Explicar procedimientos, ayudar con recursos electrónicos, resolver dudas, orientar trámites y, sobre todo, evitar que el ciudadano se pierda en el laberinto administrativo.
Ahí tenéis el más o menos novedoso artículo 4 del RAFME (Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos), que bendice incluso a las redes sociales como canal de asistencia:
Artículo 4. Canales de asistencia para el acceso a los servicios electrónicos.
Las Administraciones Públicas prestarán la asistencia necesaria para facilitar el acceso de las personas interesadas a los servicios electrónicos proporcionados en su ámbito competencial a través de alguno o algunos de los siguientes canales:
a) Presencial, a través de las oficinas de asistencia que se determinen.
b) Portales de internet y sedes electrónicas.
c) Redes sociales.
d) Telefónico.
e) Correo electrónico.
f) Cualquier otro canal que pueda establecerse de acuerdo con lo previsto en el artículo 12 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.
4. Apoyo técnico-administrativo a jefaturas y unidades
Preparación de borradores, estadísticas, informes previos, solicitudes de autorización, coordinación entre departamentos y apoyo en la ejecución de programas y políticas públicas. La mejor garantía del buen funcionamiento de unidades y servicios es disponer del personal administrativo convenientemente fogueado en los asuntos del área de que se trate. Que le pregunten a cualquier técnico la suerte que supone contar con este tipo de personal.
5. Gestión de personal y nóminas (en muchas unidades)
Altas y bajas, control de ausencias, permisos, incidencias, gestión de turnos, elaboración de documentos de contratación, apoyo en procesos selectivos internos, etc. Tareas que pueden contarse por cientos, relacionadas todas ellas con el que llamaríamos régimen de empleo público y con la gestión de personal en la propia organización administrativa. Son tantas que huelga cualquier intento de sistematización en un post breve como pretende ser este. Además, todo esto lo explicamos en el Curso de Empleo Público y Gestión de Personal, con un elevadísimo grado de detalle.
6. Gestión económica, financiera y presupuestario
Tramitación de gastos menores, elaboración de propuestas de gasto, control de facturas, seguimiento presupuestario de unidades, conciliación de datos y preparación de documentación contable. Igualmente, todo esto lo explicamos en el Curso de Derecho Financiero y Presupuestario, con un nada despreciable grado de detalle, habida cuenta de la dificultad que plantea para muchos opositores dominar la materia económico-financiera y presupuestaria.
7. Administración electrónica
Un Administrativo ya no trabaja (solo) con carpeticas: trabaja con mil y una herramientas de nueva generación, que hace no tantos años ni siquiera se intuían: aplicaciones (apps), plataformas y sistemas informáticos de gestión, uso generalizado de internet, comunicaciones telemáticas, régimen de notificación electrónica. Son funciones clave: uso de sistemas como GEISER, ORVE, DIR3, FACe, Notifica, etc., tramitación telemática en todas sus fases, apoyo a ciudadanos en sede electrónica. Todo lo que tiene que ver con la denominada Administración Electrónica.
8. Organización de oficina y soporte interno
Agenda institucional, atención al público, supervisión de tareas auxiliares, coordinación con otras unidades, reuniones, logística administrativa, gestión de bases de datos internas y soporte general a equipos directivos. En definitiva, un sinfín de funciones de naturaleza “oficinística” (si me aceptáis el invento) que hacen prácticamente imposible numerar y listar en un post breve como este.
Para terminar con las funciones del Administrativo del Estado:
En conclusión, el Administrativo del Estado traduce la norma -la ley, el reglamento, el decreto- en realidad administrativa. Sin ellos, nada se tramita, nada se notifica, nada se paga, nada se mueve.
Es un perfil técnico, operativo y fundamental, cuya actuación tiene un impacto directo en el funcionamiento diario de la Administración General del Estado (y que hacemos extensible a las Administraciones de las Comunidades Autónomas, y de las Entidades que integran la Administración Local, dado que tanto unas como otras cuentan con sendos cuerpos generales administrativos, con diferente, aunque casi siempre parecida denominación y funciones.
Por ejemplo, en la función pública local, la llamada Escala de Administración General o en la Comunidad Autónoma de Aragón, el Cuerpo General Administrativo, que sería el homólogo autonómico al aquí estudiado para el Estado.
En relación con la función pública local, la normativa básica estatal de régimen local dispone la denominación concreta: dentro de la Escala de Administración General, la Subescala Administrativa de Administración General.
Así se desprende del tenor literal del artículo 169 del Real Decreto Legislativo 781/1986, de 18 de abril, por el que se aprueba el texto refundido de las disposiciones legales vigentes en materia de Régimen Local, que dispone lo siguiente:
1. Corresponde a los funcionarios de la Escala de Administración General el desempeño de funciones comunes al ejercicio de la actividad administrativa. En consecuencia, los puestos de trabajo predominantemente burocráticos habrán de ser desempeñados por funcionarios técnicos, de gestión, administrativos o auxiliares de Administración General.
La Administración del Estado fijará los criterios de población, clasificación de la Secretaría respectiva, y demás que sirvan para la determinación de las Corporaciones en que puedan existir puestos de trabajo a desempeñar por funcionarios de cada una de las Subescalas de la Escala de Administración General.
a) Pertenecerán a la Subescala Técnica de Administración General, los funcionarios que realicen tareas de gestión, estudio y propuesta de carácter administrativo de nivel superior.
b) Pertenecerán a la subescala de gestión de Administración General los funcionarios que realicen tareas de apoyo a las funciones de nivel superior.
c) Pertenecerán a la Subescala Administrativa de Administración General, los funcionarios que realicen tareas administrativas, normalmente de trámite y colaboración.
d) Pertenecerán a la Subescala Auxiliar de Administración General, los funcionarios que realicen tareas de mecanografía, taquigrafía, despacho de correspondencia, cálculo sencillo, manejo de máquinas, archivo de documentos y otros similares.
e) Pertenecerán a la Subescala de Subalternos de Administración General, los funcionarios que realicen tareas de vigilancia y custodia interior de oficinas, así como misiones de Conserje, Ujier, Portero u otras análogas en edificios y servicios de la Corporación.
Esperamos que el post haya sido de vuestro interés.
Enlaces de interés:
Oposiciones Administrativo del Estado C1
Curso de Empleo público y Gestión de Personal
